複合機のスキャナを設定して複合機を使いこなそう
近年の複合機にはスキャナ機能がついているものがほとんどです。しかし、その設定方法がわからずせっかくのスキャナ機能を利用していないユーザーも多いのではないでしょうか。複合機についているスキャナ機能では、紙文書をPDFやTIFFなどの電子データに変換することができ紙を節約することができると同時に様々なメリットがあります。
今回は、スキャナ機能を利用すると受けられる恩恵や、スキャナ機能の設定方法についてご紹介します。
目次
1.スキャナ機能を利用するメリット
複合機のスキャナ機能を利用するメリットとしては、何と言っても紙を減らすことができることです。そのため印刷代や紙のコストを抑えることができます。日本経済団体連合会の試算によれば、税務書類の国内での紙による保存コストは年間で約3,000億円とも言われています。
また、紙が減れば煩雑なデスクも綺麗に整理することができます。紙データを電子データに変換すると、取引先へのメールの送付もしやすくなりますし、社員間でのデータの共有も可能になります。
また、複合機によっては、書類をワードやエクセルのタイプのファイルに変換してくれるタイプもあるため、編集がしやすくなり、業務効率も大幅にアップします。
なお、紙文書を電子化して社内サーバーなどに蓄積し、セキュリティーを高めておくことで、個人情報などの流出の危険性も大幅に高まります。社員一人ひとりに対して設定ができるため、例えば役員クラスしか閲覧できない設定にすることも可能です。
選択すべきファイル形式は、目的によって異なってきます。編集する予定がない蓄積文書や電子メール送信が目的であればPDF形式をお勧めします。画像データであれば、TIFF形式やJPEG形式がお勧めです。これらの形式ではJPEG形式の方が圧縮率が高い上汎用性も高いです。
文書の編集が目的であれば、Word形式やExcel形式などに変換すると良いでしょう。
近年の複合機であると、スキャンの機能は大きく分けて３タイプあります。「スキャンtoフォルダ」機能では、複合機により電子化したファイルを、会社内のサーバーやファイルサーバー、個人のパソコンなどに直接送信します。
「スキャンto E-mail」機能では、スキャンしたデータを指定したE-Mailアドレスに送付するためパソコンやスマートフォンに送付が可能です。「スキャンto URL」という機能では、スキャンしたデータを指定したURLに届けることが可能です。
2.スキャナ機能の設定方法
スキャナを使用するときの複合機の設定についてですが「スキャンtoフォルダ」機能と「スキャンto E-mail」機能、「スキャンto URL」にて設定方法が異なります。
「スキャンtoフォルダ」では、まずデータを蓄積すべき共有フォルダをパソコンやファイルサーバーに作ります。これはパソコンからのオペレーションにより、共有したいフォルダを指定し「プロパティ」を開くと「共有」タブが出てきます。
そこで、「このフォルダを共有する」にチェックを入れます。この時には、誰もが閲覧できる設定と、限られた人だけが見れる設定の両方が行えます。複合機側の設定としては、「アドレス帳管理」などの設定がありますのでその設定から、共有フォルダを指定して登録します。
「スキャンto E-mail」の場合は、複合機にE-Mailアドレスを指定します。これは、社員数が多いと社員一人ひとりのメールアドレスを登録しなければならないため、とても大変な作業になりますが、最新モデルの複合機であると、Excelなどの表見さんソフトのデータからCSVに変換して宛先表ツールを使って一度に大量の登録をすることも可能です。「スキャンto URL」については、複合機に送付先のURLを登録するのみです。
これらの３つの送信方法は一つの複写機で併用することもできるようになっています。スキャン時に送付先を選択するのみで、どの送付方法も利用可能です。
スキャン機能の使い方としては、複合機をスキャンモードにし、TIFFやPDF、JPEGなどのファイル形式を指定します。その後、宛先を指定し、スキャンボタンを押すだけです。USB機能がある複合機であれば、送付せずにUSBメモリに直接保存することも可能です。
3.まとめ
地球に優しい環境運動として、古紙を減らす活動が行われている中、複合機のスキャナ機能を利用することは、紙を減らすことができ、地球にとっても優しく、オフィスも紙が減ってすっきりとすることでしょう。
ご紹介したように、スキャナ機能の設定は極端に難しい作業ではないので、ぜひ、複合機のスキャナ機能を有効活用して、社内の紙を減らしてみませんか。文書の管理もしやすくなり、この行動は業務効率のアップにも必ずつながるはずです。
